Cari hesap ekstrelerinin her ay düzenli olarak veri tabanına işlenip işlenmediğinin takibi, muhasebe ve finans departmanlarında sıkça göz ardı edilen ama kritik önem taşıyan bir kontrol noktasıdır. Manuel takip edildiğinde unutulan veya gecikmeli işlenen ekstreler, mutabakat hatalarına ve raporlama sapmalarına yol açabilir. RPA (Robotik Süreç Otomasyonu), bu kontrolü otomatik hale getirerek arşivleme sürecini uçtan uca güvence altına alır.

Robotun İşleyiş Adımları:

• Aylık dosya arşivinde bulunan cari ekstreleri ve ilgili tarih bilgilerini otomatik olarak tarar.
• Her bir ekstre kaydını veri tabanı üzerinde sorgulayarak ilgili cari hesap için işlenip işlenmediğini kontrol eder.
• "İşlendi mi?" sorgusuna göre kayıtları iki kategoriye ayırır: sisteme işlenmiş ekstreler ve işlenmemiş ekstreler.
• İşlenmiş olduğu doğrulanan ekstreleri "Tamamlanan Arşiv" klasörüne otomatik olarak yönlendirir ve durumunu günceller.
• İşlenmediği tespit edilen ekstreler için ilgili yetkiliye anlık e-posta bildirimi gönderir.
• Bildirim içeriğinde hangi carinin hangi döneme ait ekstresinin eksik olduğunu net şekilde belirtir.
• Tüm kontrol sonuçlarını özet bir rapor halinde kayıt altına alır.

Bu sayede departman çalışanları, her ay onlarca ekstreyi tek tek kontrol etmek yerine yalnızca robotun işaretlediği eksik kayıtlarla ilgilenir. İnsan kaynaklı gözden kaçırma riski ortadan kalkar ve arşivleme süreci sürekli güncel tutulur.

Sonuç olarak bu robot, veri tutarlılığını artırarak zamanında müdahale imkânı sağlar ve arşiv kontrol sürecinde sıfır hata ile tam izlenebilirlik kazandırır.